プレゼンテーションについて(準備編)【PTCスタッフ発信】

・会社説明会
・社内研修
・お客様への説明

プレゼンテーションを行う機会は社内向け社外向けを問わず多いのではないかと思います。
多くの機会があるにも関わらず、有効なプレゼンテーションを実践出来ている方は少なく見受けられます。
自分の考え・想いを相手に齟齬無く伝える事は想像よりも遥かに難しい物です。

本ブログではプレゼンテーションについて、
「準備編」「実践編」の2部構成、今回は「準備編」を書かせて頂きたいと思います。
プレゼンテーションを行っている方から、

・伝えたいメッセージがばらけてしまう・散らかってしまう。
・熱意を伝える事が出来ず、メッセンジャーとなってしまっている。

上記2つの課題を伺う事があります。
プレゼン現場への慣れや発表内容への理解度等、多くの要因が考えられますが、
共通して言える事は「準備が不足している」事です。

プレゼンテーションでは、準備8割 実践2割という言葉があります。

準備を行ったからといって必ず成功するわけではありません。
しかし、成功する為には準備は必要です。
ではプレゼンテーションの準備とは具体的に何をする事を指すのでしょうか。

弊社では準備には大きく分けて次の4つのステップがあると考えています。

①目的の明確化
②メッセージの明確化
③シナリオの明確化
④シナリオの資料化

ここからは各ステップの概要をご紹介致します。

 

①目的の明確化
・プレゼンを通じて達成する状態を明確にする。
例えば・・
・会社説明会・・学生が自社に入社を希望する状態になっている。
・社内研修・・対象者が○○ができる様になっている・○○について理解している。
・お客様へのサービスの説明・・お客様がサービスを理解した状態になっている。

上記の様な目的を明確化した上でプレゼンテーションを行わなければ、
何を伝えなくてはいけないのか、どう伝えればいいのか、が定まらず、
結果として冒頭にお話した、「伝えたいメッセージがばらけてしまう。」に繋がってしまいます。
更にプレゼン終了後に自らのプレゼンが有効であったのかを振り返る事もできません。

一言で目的を明確化するとは言っても、自分だけでは難しい場合があります。
勿論、自分で目的を考える事は重要である一方、企業・上司の目的と一致していなければ
ずれた目的に向かって行く事となってしまい、期待に応える事は出来ません。
②メッセージの明確化
・目的達成の為に共有すべき事を明確にする。
上記①のステップで目的を明確にした後、それを伝える為のメッセージが必要です。
メッセージが明確でないと、情報の整理がなされず、
結局何を伝えたかったのかよくわからないプレゼンテーションになりがちです。

メッセージを作る為には、目的から逆算する事が効果的です。
目的を達成する為に伝えたい事がメインメッセージとなり、
メインメッセージを伝える為の要点がサブメッセージとなり・・
と階層を作る事でそれぞれのメッセージを作る事が出来ます。

改めて資料のメッセージが目的に繋がるものとなっているかを確認する事で
プレゼンテーションの質の向上に繋がるかもしれません。
③シナリオの明確化
・伝わりやすいストーリーを作る
説明の順番というのは、プレゼンテーションの効果を高める際に非常に重要です。
同じ内容を話した場合でも、ストーリー(順番)が違うだけで聴講者の納得感に大きな差が出ます。

納得感にも論理的納得感・心理的納得感の二つがありますが、
例えば、聴講者の論理的納得感を高める為の方法としては、
SDS法やPREP法が有名ではないでしょうか。
各方法の詳細に関しては専門のページも多い為、ここでは省略致しますが、
プレゼンテーションは、自分が納得するのではなく他者が納得する様に行わなくてはなりません。
他者の納得感には資料のストーリーや順番というのは大きな影響を与えます。
④シナリオの資料化
・使用ソフトの特長を考慮し、資料化する。
資料化のポイントに関ししては多くのWEBサイトでも紹介があると思いますので、
ここでは弊社で使用しているテキストの1ページを掲載致します。

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人間は外部の情報の83%を視覚から得ているという話が有ります。
シンプルに短くすることで、
視覚的にも分かり易いプレゼン資料になりやすくなります。
繰り返しとなりますが、
プレゼンテーションは準備が8割。
適切なプレゼンテーションをする為には準備は欠かせません。

されど実践の場で上手く発表が出来なければ意味が無いのは事実、
次回は残り2割、プレゼンテーションの実践部分に着目したいと思います。

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